por Reinaldo Polito
Publicado em 16/06/2024, às 06h00
As reuniões são uma parte essencial da vida corporativa. Seu desempenho nesses eventos pode ter influência decisiva no sucesso de sua carreira. Você será avaliado por seus pares, subordinados e superiores com base em sua assertividade e competência ao apresentar projetos e propostas.
Além disso, sua capacidade de discutir e implementar planos e estratégias de forma segura e desembaraçada também será observada. Esses momentos são cruciais para demonstrar seu espírito de liderança e sua capacidade de contribuir para os bons resultados da empresa. Portanto, saiba como atuar nas reuniões para atingir seus objetivos.
Pauta e preparo
Tudo começa com uma boa pauta. Muitas reuniões não atingem os resultados desejados devido à falta de uma pauta clara e bem definida. É inconcebível que profissionais interrompam suas atividades para participar de uma reunião sem saber exatamente quais assuntos serão discutidos. Uma pauta bem planejada não apenas otimiza o tempo de todos, mas também garante que as discussões sejam produtivas.
Esteja bem-preparado. Mesmo que não seja o líder da reunião, é crucial estar bem-informado. Estude a pauta com antecedência, identifique os pontos relacionados direta ou indiretamente à sua área e verifique como poderá contribuir com sugestões e perguntas pertinentes. Sua preparação será notada e valorizada por todos os presentes.
Condução e propósitos
Conduza bem a reunião. Se você for o líder, é essencial conduzir a reunião com leveza e assertividade. Permita que todos os participantes contribuam com ideias e sugestões. Ao planejar as etapas da reunião, assegure-se de que facilitem o fluxo de informações e a correta tomada de decisões.
Seja claro nos propósitos. Logo no início, depois de cumprimentar e agradecer a presença dos participantes, explique de maneira clara e objetiva os temas a serem discutidos e os objetivos a serem atingidos. Apresente as informações e dados já disponíveis sobre o assunto que será debatido. Essa orientação ajuda a alinhar as expectativas e a direcionar a atenção dos participantes.
Debate, decisões e recapitulação
Provoque o debate dos temas. Após esclarecer o motivo da reunião, determinar os objetivos e fornecer os dados conhecidos, abra espaço para que os participantes discutam os temas da pauta. Estimule a troca de ideias, a identificação de problemas e a sugestão de soluções. Como líder, seu papel é mediar e garantir que todos tenham a oportunidade de se expressar. Não deixe ninguém de fora. Se uma pessoa foi convidada para participar, encontre meios de incluí-la no debate.
O momento das decisões. Durante os debates, alguns pontos serão descartados, outros ficarão pendentes e alguns resistirão às discussões. Esses “sobreviventes” serão considerados para a decisão final. A menos que seja absolutamente necessário, evite perder tempo com pontos já discutidos. Isso não ajuda no andamento da reunião e desestimula os participantes. As decisões devem ser claras e todos devem compreender seu envolvimento.
Recapitule e encerre. Não prolongue desnecessariamente o final da reunião. Se foi estabelecido um horário de término, alguns participantes podem ter outros compromissos. Na última etapa, recapitule os pontos principais e as decisões tomadas. Aproveite esse momento para eliminar quaisquer dúvidas e garantir que todos saiam da reunião com um entendimento claro dos próximos passos.
Como deve se comportar o líder da reunião
- Incentive a participação ativa de todos os membros.
- Forneça informações suficientes para enriquecer o debate.
- Mantenha a discussão focada nos objetivos estabelecidos.
- Promova um ambiente amigável e respeitoso.
- Faça perguntas que estimulem o pensamento crítico.
- Respeite os horários de início e término da reunião.
- Evite emitir opiniões pessoais que possam inibir a participação.
- Valorize a contribuição de cada participante.
Como deve se comportar o participante da reunião
- Responda às perguntas de forma clara e segura.
- Não interfira, sem necessidade, nas perguntas direcionadas a outros.
- Mantenha o foco nos temas discutidos e evite conversas paralelas.
- Ao falar, olhe para todos; ao ouvir, preste atenção em quem fala.
- Se precisar discordar, faça-o com respeito e compreensão.
- Participe ativamente, mas dê espaço para que outros também contribuam.
Siga essas orientações para garantir que suas reuniões sejam produtivas e para fortalecer sua imagem profissional.
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