Por que o baixo nível e interesse em reuniões?

Não é novidade que o baixo nível de interesse em reuniões tem sido uma constante no universo corporativo, mas por que esta situação e comportamento se repete há muitos e muitos anos? Como resolver ou minimizar este comportamento?

Existem vários fatores que contribuem para isto ocorra, e listo abaixo os principais fatores que, no meu entendimento e experiência, contribuem para o baixo interesse nas reuniões:

Reuniões sem pauta definida;

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Reuniões sem liderança definida;

Reuniões com número excessivo de participantes;

Reuniões com participantes sem autonomia para tomada de decisão;

Reuniões sem tempo definido para inicio e fim;

Reuniões sem controlador de tempo (timekeeper);

Reuniões sem registro das decisões e ações tomadas;

Reuniões de acompanhamento com repetição exagerada e excessiva;

Reuniões com excesso de distração de seus participantes;

Todos os fatores listados são importantes, mas sem dúvida e sem receio de me posicionar, uma parcela significativa dos problemas em reuniões está relacionado ao comportamento de seus participantes. Não é incomum chegarmos nas reuniões e notarmos vários computadores, tablets e smartphones conectados e prontos para que a distração ocorra. Quantas vezes notamos trabalhos paralelos e participantes que estão na reunião somente de corpo presente, mas muitas vezes não prestam sequer atenção no que está sendo tratado e discutido. Desculpem, mas é muito desagradável vivenciar este tipo de comportamento. Se os participantes não ajudarem nunca teremos reuniões produtivas e eficazes.

Procurei compartilhar com vocês um pouco da minha experiência, e algumas ações que sempre tomo para que as reuniões que eu lidere sejam as mais produtivas e eficazes possível. Acredito que a aplicação das sugestões listadas possibilitará sempre reuniões mais produtivas e prazerosas.

Boas reuniões!!!